Het ‘Wijnbouwboek’ is niet meer dan een bundel informatie die ik getracht heb op een systematische manier te structureren.

De hele structuur is gebaseerd op aparte taken. In principe heb ik getracht ieder facet van het hele wijnbouwgebeuren op te delen in kleine stapjes. Ieder stapje is dan apart beschreven in een soort taakomschrijving of werkfiche. Uiteindelijk verkrijgt men een dus een hele berg aan los van elkaar staande taken. Iedere taak kan op zichzelf in de loop der jaren wijzigen doordat men meer ervaring of kennis krijgt. Een taak kan ook komen te vervallen of vervangen worden door een andere taak wanneer nieuwe technieken hun intrede doen of wetten veranderen.

Deze massa aan taken krijgen pas richting als ze via schema’s aan elkaar worden geknoopt. In schema’s worden volgordes vastgelegd waarin de taken dienen te gebeuren.

De taken staan beschreven in fiches en zijn om praktische redenen ingedeeld in rubrieken. Zo bestaan er taken aangaande de teelt van druiven. Deze staan onder rubriek ‘Teelt’. De taken aangaande vinificatie staan vanzelfsprekend in de rubriek ‘Vinificatie’, enzovoort. Maar zo zijn er dus ook taken aangaande andere rubrieken zoals het aankopen van materialen en grondstoffen voor de wijnbouw of wettelijk bepaalde rubrieken zoals accijnzen of alles omtrend HACCP. Als men er over nadenk kan men alles in deze structuur onderbrengen. Zie het schema op de volgende pagina.

organisatieplanning

Verklaring:

Teelt:
alles omtrent het aanplanten, verzorgen en behandelen van druivenplanten en hun vruchten tot aan de oogst.

Vinificatie:
alle taken vanaf de oogst tot de botteling van de wijn.

Labo-technieken:
analyses en technieken ter beoordeling van de voortgang van teelt of vinificatie

Apparatuur:
omgang met apparatuur, installatie en machines

EHS:
alle taken aangaande milieu, gezondheid en veiligheid. Deze rubriek omvat ook alles aangaande industriële hygiëne (m.a.w. HACCP)

Accijnzen:
regels en verplichtingen te voldoen voor accijnzen (en eventueel ook douane)

Aankoop:
taken zoals aankopen van sproeistoffen en de regelgeving die hier rond van toepassing is. Welke leveranciers (eventueel met scorekaart) wat kunnen leveren.

Voorraad:
taken omtrent het bijhouden van voorraden (van wijn, most, grondstoffen, hulpstoffen, sproeistoffen, …) Ook hoe jaarlijks inventariseren en dergelijke.

Accounting & finance:
afspraken en taken om boekhoudkundige en financiële aspecten in goede banen te leiden. vb. afspraken omtrent facturatie, betalingstermijnen, kredieten,…)

Marketing:
alles aangaande het beeld van de firma naar de buitenwereld toe. Gaande van van reclame tot het etiket op de fles en de wetgeving hierover.

HIer ziet u een voorbeeld van een fiche (in dit geval uit de rubriek Labo-technieken) :

voorbeeldfiche

 

De schema’s

De fiches worden verenigd in schema’s. Het meest voor de hand liggend is bijvoorbeeld een vinificatieschema. Zo’n vinificatieschema zet alle uit te voeren taken op een rijtje en moet op die manier leiden tot de gewenste wijn. Door de volgorde te wijzigen of bepaalde taken wel of niet op te nemen in een schema kan men snel maar grondig een vinificatie aanpassen. Indien men in bepaalde zaken ervaring heeft opgebouwd kan men zelf bepalen hoe dit schema kan ‘groeien’ of hoe een specifieke taak kan aangepast worden om beter het doel te bereiken.

Hieronder vind je een zo’n schema :

voorbeeldschema

In dit schema vinden we een aantal kolommen terug:

1) Sync
Synchronisatie of de timing van het schema. In dit geval gaat alles uit van het moment T (het oogstmoment zoals je kan terugvinden in het schema). Er zijn natuurlijk ook andere momenten waarop men zijn schema kan synchroniseren zoals het einde van de gisting EG.

2) Wanneer
verklarende omschrijving van het moment wanneer iets dient uitgevoerd te worden

3) Stap
Titel van de taakfiche die men dient uit te voeren

4) REF
Een verwijzing naar de betroffen taakfiche (eerste letter geeft de rubriek weer)

5) Datum
De datum wanneer dit moet uitgevoerd worden.

Het oogstmoment is ieder jaar anders en daarom kan men vanaf het moment dat tijdstip ‘T’ (oogstmoment) is bepaald alle data invullen en zo de kalender vervolledigen. Wanneer deze kalender compleet is, heeft men een overzicht van de uit te voeren taken en kan men ook anticiperen als deze kalender in conflict komt met andere verplichtingen (familiaal, job, …)

Zoals je kan zien zijn bepaalde stappen voorwaardelijk. Je kan deze herkennen door het vraagteken dat de omschrijving voorafgaat. Bijvoorbeeld: de laatste stap op de eerste pagina van dit vinificatieschema is “chaptalisatie”. In de omschrijving staat “?–> suiker te laag”. Het resultaat van de labo-analyse (die enkele lijnen hoger vermeld staat) zal bepalen of deze stap dient genomen te worden.

Naast de voor de hand liggende vinificatieschema’s, zijn er ook teeltschema’s. De teeltschema’s zijn specifiek per druivensoort op te stellen alhoewel deze slechts in details van elkaar verschillen maar dit is natuurlijk wel noodzakelijk want iedere druivensoort heeft een ander moment van bloei. Zoals in een vinificatieschema het oogstmoment het synchronisatiepunt is, is dat voor de teelt het moment van de bloei. Uiteindelijk verschijnen er uit het teeltschema de data die de kalender aanvullen voor de oogst. Ook op die manier kunnen we hier dan rekening mee houden. Bijvoorbeeld op een vakantie met het gezin te plannen.

Boeken

Er zijn echter nog een aantal taken die moeten uitgevoerd worden die niet afhankelijk zijn van de druiven of de most. Deze taken zijn dan min of meer vrij te plannen. Zulke taken zijn : de jaarlijks verplichte inventaris, opruimen van spuitresiduen, een wijnfeest organiseren, … Al deze taken staan in een taakschema wat de jaarlijkse kalender verder vervolledigd.

Tot slot vinden hebben we nog de boeken terug in de structuur. Deze boeken zijn de verplichte administratie die men dient te hanteren. De taken kunnen beschrijven hoe een registratie in een logboek voor accijnzen dient te gebeuren maar de registratie zelf moet men telkens in het logboek wel uitvoeren. Dergelijke administratie wordt bijgehouden in de diverse (digitale) boeken.

Een ander voorbeeld is dat men snel en eenvoudig een HACCP-codex kan samenstellen die beschrijft hoe het wijnbedrijfje omgaat met voedingsrisico’s. Maar de schoonmaakkalender moet nog steeds iedere keer afgetekend worden nadat een verplichte schoonmaaktaak is uitgevoerd. Deze schoonmaakkalender vormt dus weer een boek.

Evolutie

Je kan je voorstellen dat een dergelijke structuur niet op één nacht op de been is. In principe is dit ook helemaal niet de bedoeling. Het is eigenlijk de bedoeling dat deze structuur aan fiches, schema’s en boeken nooit klaar is. Al naargelang de kennis die groeit en de ervaringen toenemen kan men dit verwerken en vastleggen. Op die manier kan men een systeem van ‘continuous improvement’ creëren.

Momenteel zijn de meeste fiches voor vinificatie en labo-technieken klaar , alsook enkele vinificatieschema’s. De teeltfiches zijn nog niet zo ver omdat mijn stokken ook nog jong zijn en het is de bedoeling dat zowel de stokken als de fiches gelijk evolueren. De fiches voor Apparatuur, Accijnzen en Accounting/Finance moeten nog gestart worden net als de rubrieken Aankoop en Voorraad. De grootste rubriek zal waarschijnlijk EHS worden en voor deze is ondertussen al enige info verzameld. Marketing blijft bewust achter omdat hier voor een groot stuk reken op mijn dochter die nu nog verder studeert in deze richting…
… maar zoals gewoonlijk alle hulp en input is welkom.